Depois de registar e validar as faturas no e-Fatura, surge uma dúvida: será que é preciso guardar as faturas em papel como prova? Durante quanto tempo?

Os contribuintes devem exigir a fatura em todas as aquisições de bens e serviços que efetuem para depois conseguirem declarar essas despesas no IRS e beneficiarem das deduções a que têm direito. Contudo, na altura de declarar as despesas surge uma dúvida muito comum: devo ou não guardar as faturas? Por quanto tempo? A resposta depende se as despesas já constavam no e-Fatura ou se foram inseridas manualmente.

Até quando é necessário guardar as faturas das despesas declaradas?

Em primeiro lugar, importa esclarecer que, para que as despesas sejam aceites como deduções à coleta no IRS têm sempre de ser suportadas por faturas, faturas simplificadas ou faturas-recibo que contenham o NIF do consumidor. A Autoridade Tributária (AT) clarifica este ponto:

Para que as despesas possam ser aceites como deduções à coleta no IRS têm de estar suportadas por faturas, faturas simplificadas ou faturas-recibo (ou outro documento, quando o fornecedor dos bens ou prestador dos serviços esteja dispensado daquela obrigação), com o NIF do adquirente inscrito, e que titulem prestações de serviços ou aquisições de bens comunicadas eletronicamente à Autoridade Tributária e Aduaneira ou emitidas no Portal das Finanças enquadradas em qualquer setor de atividade que confiram direito à dedução. No caso de despesas de saúde suportadas por faturas que titulem prestações de serviços e aquisições de bens, tributados à taxa normal do IVA, devem ser devidamente justificados através de receita médica.

Relativamente aos prazos para guardar as faturas, isso vai depender se as faturas constavam ou não no e-Fatura. Assim sendo, e tal como explica a AT:

1) “No caso de o consumidor verificar que as faturas já constam da sua página pessoal do sistema e-fatura após essa data (final do mês seguinte ao da emissão da fatura) e que estão imputadas corretamente para efeitos dedução à coleta, não precisa de guardar mais as faturas e poderá desfazer-se delas”. Ainda assim, por precaução, pode conservar essas faturas que entram automaticamente até, pelo menos, ao momento da liquidação da declaração de rendimentos;

2) “No entanto, quando seja necessária a intervenção do consumidor na correta imputação da área económica a que pertence uma fatura, visto o agente económico exercer vários ramos de atividade, e desde que essa imputação não seja referente à área de “outros bens e serviços”, esta deve ser mantida por um período de 4 anos, contado a partir do final do ano em que ocorreu a emissão, pois durante este período poderá ser solicitada a comprovação de que a mesma titula um determinado direito à dedução e não outro“;

3) “Nos casos em que o consumidor inseriu as faturas na sua página pessoal e estas não tenham sido comunicadas pelo agente económico, até 25 de fevereiro do ano seguinte à emissão, estas devem ser mantidas por um período de 4 anos, contado a partir do final do ano em que ocorreu a emissão”. Ou seja, as faturas de despesas inseridas manualmente no e-fatura, para efeitos de IRS, têm de ser guardadas durante 4 anos, contados a partir do final do ano em que ocorreu a aquisição. Durante esse período, a AT pode solicitar aos consumidores essas faturas.

Dependentes também precisam de respeitar estes prazos!

Se habitualmente pede faturas com o número de contribuinte dos seus filhos ou outros dependentes a seu cargo, então não se esqueça que também é necessário validar e guardar essas faturas. A regra é a mesma para todos os elementos do agregado familiar.

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IRS 2026: Atenção aos prazos a respeitar no mês de março

No mês de março, há duas datas às quais deve ter especial atenção:

• A partir do dia 16 de março ficam disponíveis todos os valores de dedução à coleta das despesas, incluindo as despesas que não são obrigatoriamente registadas no e-Fatura por não exigirem fatura (por exemplo, os juros do crédito habitação, rendas, propinas, etc). Por isso, aconselhamos que consulte esse total para perceber se está tudo bem;
• Até ao dia 31 de março, caso não tenha concordado com o cálculo das deduções à coleta, pode apresentar uma reclamação à Autoridade Tributária. Em relação às deduções à coleta de saúde, educação, imóveis e lares não é possível reclamar nesta fase. Mas pode depois corrigir os valores dessas deduções na declaração de rendimentos Modelo 3, no momento da entrega do IRS. Aconselhamos que consulte o artigo “IRS: Já pode consultar as deduções e reclamar (se necessário)” para saber como reclamar.

Para além destas datas, existem outros prazos importantes. Por isso, consulte o nosso Calendário de IRS 2026 e anote as datas mais importantes aplicadas ao seu caso.

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O conteúdo apresentado não substitui a necessidade de consultar entidades especializadas no assunto.